Durante todos estos años trabajando en el sector de la fotografía de bodas, uno va poco a poco depurando su flujo de trabajo para ser más eficiente y para sacar más tiempo para uno mismo. Mis prioridades han ido cambiando, y yo personalmente, cada día quiero más tiempo para emplear en otras cosas que me apasionan.
Todo lo que vamos a hablar hoy es cuestión de que lo adaptemos a nuestros propios gustos e intereses. No es lo mismo estar en nuestra primera temporada o estar en la sexta. Todo va a variar y cada uno adaptará el flujo de trabajo a lo que personalmente le venga mejor.
Para que conozcas la gestión de una boda de principio a fin, he creado tres artículos con toda la info que necesitas… pero se empieza por le principio.
Índice de contenido
Contestando emails
Mi cuestionario en la web es bastante sencillo, he ido experimentando con varios formatos, poniendo y quitando preguntas y ahora mismo creo que mantiene un equilibrio bastante interesante.
En mí cuestionario pregunto lo que considero necesario.
No todo es obligatorio.
Por ejemplo, el presupuesto que manejan para fotografía es bastante interesante para mí pero no obligo a que me contesten. Aún recibiendo sólo un 30% de respuestas a esa pregunta, me puedo hacer una idea más clara de lo que las parejas están dispuestas a invertir en mi trabajo.
Además, es un buen filtro si veo que directamente están lejos del presupuesto que yo manejo. Imaginemos una situación en la que recibo un correo con una presupuesto máximo de 1400€.
Ya sé automáticamente que están demasiado lejos de mi presupuesto real y que es preferible recomendar a otro compañero que tenga una tarifa más cercana a la que la pareja busca.
Primera nota importante: NO TENGO PLANTILLA PARA RESPONDER EMAILS.
Sé que muchos pensaréis que tengo una plantilla prediseñada para contestar mis emails. Pero quiero que hagamos un ejercicio muy sencillo aquí.
Pensad en esas solicitudes de presupuesto que todos recibimos:
“Hola, somos Pepito y Juanito y nos casamos en 2021 en Mayo, nos gustaría saber más sobre tu trabajo y sus tarifas…” y poco más. Un mensaje automatizado que van a enviar a una media de 10 fotógrafos más.
Si no nos gusta recibir correos impersonales, nosotros tampoco deberíamos estar contestando así.
Para mí es importante transmitir naturalidad y espontaneidad en mis correos. Por eso, contesto manualmente y personalizada cada uno de ellos.
Trato de conectar con lo que me están contando en su email, y procuro no hablar demasiado de la boda en sí, sino tratar de crear vínculos entre ellos y yo. Además, para mí la prioridad es organizar una video-llamada.
Ahí es donde se cierran realmente las bodas, un email no deja de ser demasiado frío, y yo siempre trato de traerme a los clientes a mi terreno.
Aún así, tenemos ciertas herramientas para presionar ligeramente a las parejas que nos escriben y hacerlos sentir especiales; por ejemplo, “yo sólo trabajo con 20 parejas al año que conecten realmente conmigo, proyectos que me llenen como creativo”.
Esa línea me ha dado más bodas que cualquier fotografía o wedding planner.
Estamos creando una sensación de urgencia en la pareja, ahora somos nosotros los que elegimos. ¡Sorpresa!, no sólo las parejas tienen que elegir, nosotros también tenemos que dar nuestro visto bueno para aceptar un proyecto.
Esto cambia las reglas de juego y lo hace en beneficio nuestro.
Aprended a mirar cada email que recibís como una oportunidad. Yo los escribo como si tuviese que enamorar a esa pareja. Me encanta y me motivo a buscar diferentes métodos.
Experimenta escribir más formal o más informal en función de lo que te transmitan a través de sus palabras. Incluso cuanta alguna anécdota sobre ti en los correos para que te sientan más cercanos.
No hay ninguna regla escrita pero siempre es interesante analizar qué nos funciona mejor.
DATO TÉCNICO: Yo uso una app (de pago), para saber cuándo leen mis emails, cuando hacen clicks en mis links o cuántas veces han mirado el email.
Eso me da pistas de en qué punto de interés se encuentran y puedo mandar un email de refuerzo a los 5 días si veo que han leído y no han contestado. Hay otras apps. gratuitas que al menos nos permiten ver si han leído nuestro email, una de ellas que utilicé con anterioridad es MIXMAX.
La videollamada o reunión
Aquí es donde la pareja va a decidirse por nosotros o no.
Así de claro, y hay que tener en cuenta que cada detalle importa. Independientemente de si nos vamos a reunir en persona o a través de webcam, nuestra apariencia y nuestro lenguaje corporal van a ser clave en que nos elijan como su opción.
Yo, hoy por hoy, procuro que el 100% de mis reuniones sean online. Punto uno porque así no pierdo tiempo yendo de un lado a otro y dos porque, la verdad, me siento cómodo en mi propio estudio con todos los elementos a mi alrededor.
Todo lo que somos como personas se va a transmitir a través de la pantalla, así que yo procuro estar decentemente vestido (siempre con mi propio estilo), con una buena iluminación y un fondo neutro que no distraiga demasiado pero con personalidad.
Para organizarme mejor, soy yo el que envía la invitación de reunión a través de Google Hangouts, que lo tengo vinculado a mi calendario de Gmail.
De esta forma, ellos simplemente tendrán que acceder al link a la hora marcada y comenzaremos a hablar.
Otro de los puntos positivos de este método es tenerlo todo bien organizado en el mismo sitio. Y yo para organizarme uso todo el arsenal gratuito que nos ofrece Google (Google Documents, google calenda y google hojas de cálculo).
Para mí es importante delimitar también la duración de la videollamada para no estar respondiendo preguntas estúpidas por más tiempo del necesario. Por eso, siempre trato que duren entre 30 minutos y 45 minutos.
Si hay mucho feeling, algo que suele ocurrir a menudo, alargo un poco más la videollamada hasta la hora.
Como consejo personal, yo trato de estar los primeros 10 minutos hablando de temas triviales, y poco a poco explico un poco mi forma de trabajar, para dejar para el final los temas más delicados como cláusulas del contrato, precios y métodos de pago.
Consejo; siempre soy claro en el tema de que hay que tocar temas que a nadie les gusta. Sé que hablar de precios no es demasiado guay, pero ellos ya vienen de conocer mis precios así que debe de haber un interés por parte de ellos en pagarlo.
Siempre nos cabe la carta de la negociación, pero en estos casos como dijo alguien mas inteligente que yo; “si quieres negociar lo mejor es quedarte callado”. Ellos soltarán su oferta y tu tienes siempre el margen de aceptarla, rechazarla o adaptarla.
Confirmación y envío de contrato
Después de la videollamada o de la reunión en persona. Todo dependerá de lo que hayamos hecho. Yo siempre envío un email recordatorio de todo lo que hemos hablado en nuestra llamada. De este modo, la pareja puede estar más centrada en hablar conmigo durante la videollamada que en estar escribiendo en un papel.
Como os he comentado más arriba, es sumamente importante que nos centremos en conectar con ellos a nivel humano, y no tanto, a hacer el negocio en ese momento. De hecho, yo nunca dejo que mis parejas me confirmen por video-llamada.
Siempre les digo que se decidan una vez que hemos colgado, han leído mi email de resumen, y han tenido tiempo de valorarlo todo.
Lo hago así, porque a nadie le gusta tomar una decisión tan importante con la persona delante.
Además, creo que ese espacio extra que les doy les da confianza en mi y en mi trabajo. Así que, por muy seguro que yo esté, de que quieren contratarme, siempre les doy ese hueco para que reflexionen y tomen su decisión.
Creo que todos estamos de acuerdo en que no hay nada peor que un vendedor tratando sin parar de vendernos algo.
Yo no soy ese vendedor, todo lo contrarío. Como en el amor, a veces, ignorar un poco nos hace más atractivos. Es psicología pura y dura y suele funcionar a las mil maravillas.
Una vez que me han confirmado, les pido sus datos para rellenar mi contrato: Nombres completos, DNI o pasaporte, dirección física, email y teléfono. Con eso me vale de sobra.
El contrato lo envío en Pdf. aunque también tengo la opción de usar un par de apps para hacer la firma digital, os dejo aquí las dos que más he usado, una es de pago y la otra es gratuita:
SIGN NOW (DE PAGO)
ESIGN PDF (GRATUITA)
Todos mis archivos, contratos, excel de organización, quedan almacenados en mi cuenta de DRIVE, en mi disco duro de trabajo y en una carpeta de dropbox. Es decir, tengo triple copia de todos mis documentos y del material que manejo con mis parejas.
La información que dejo archivada una vez que he cerrado el contrato, la dejo organizada en un excel con los nombres completos, email, localización de la boda, cláusulas especiales (si las hay), pack que han seleccionado, wp, transporte y alojamiento, presupuesto total, depósito y restante y cualquier otro dato que pueda considerar interesante en función de la boda.
Creando vínculos junto al contrato
Hay que reconocer, que enviar un contrato no es algo realmente atractivo. Es un lío de cláusulas y números que nadie disfruta. Por eso hay que dar una de cal y otra de arena. Junto al contrato yo adjunto un par de cosas.
Por un lado la guía de bodas que viste en uno de mis primeros posts. Así pueden tener en cuenta desde el principio cosas que nos van a ayudar a que la boda en sí sea mejor para ellos y para nosotros.
Y también adjunto el primer cuestionario de los 3 o 4 que suelo enviar durante todo el proceso, desde la contratación hasta el final. Con este cuestionario aprendo un poco más de las parejas y también les transmito ese interés real que yo tengo por conocerlos mejor.
Es un buen método para ir creando vínculos y para que nosotros tengamos elementos para por ejemplo, saber qué música elegir cuando vayamos a hacer una preboda con ellos. Todo añade y ellos se sienten parte del proyecto común.
Con esto termina la primera parte de “Mi flujo de trabajo”. Una parte que considero imprescindible para que el resto funcione. Creo no haberme dejado nada, pero si tenéis cualquier duda, propuesta o pregunta, dejadla en comentarios.
Los capítulos II y III en los que te hablo sobre los días anteriores a la boda, la propia boda y todo lo que viene después (contacto, entrega de material…) están ya creados y tienes acceso a ellos en nuestra suscripción Ágora.
¡Te espero dentro con el resto de mis artículos para hacer que tu negocio despegue!